PERSPEKTIF HUKUM INDONESIA MENGENAI PENAHANAN IJAZAH KARYAWAN OLEH SUATU PERUSAHAAN

Ijazah adalah dokumen yang diberikan kepada lulusan pendidikan akademik dan pendidikan vokasi sebagai pengakuan prestasi belajar dan/atau penyelesaian program studi terakreditasi yang diselenggarakan perguruan tinggi, sebagaimana diatur dalam Pasal 1 angka 1 Permendikbudristek 50/2024. Dalam praktik hubungan kerja, sebagian perusahaan meminta dan/atau menahan ijazah asli (atau dokumen pribadi lain) sebagai “jaminan” agar pekerja tidak mudah mengundurkan diri, atau untuk memastikan pekerja memenuhi masa kerja tertentu.

Di berbagai daerah, penahanan ijazah kerap muncul sebagai syarat rekrutmen/masa percobaan/kontrak kerja, dengan pola umum: ijazah asli diserahkan saat mulai bekerja lalu baru dikembalikan saat kontrak selesai atau saat karyawan keluar (sering disertai “syarat administrasi tambahan”).

Pola klausul yang sering ditemui misalnya:

• “Pekerja menyerahkan ijazah asli sebagai jaminan selama masa kerja”;
• “Ijazah dikembalikan setelah masa kerja minimal X tahun”;
• “Ijazah dikembalikan setelah pekerja menyelesaikan serah-terima/administrasi tertentu”.

Fenomena ini diakui pemerintah sebagai praktik yang “marak” dan merugikan pekerja, sehingga menjadi salah satu latar lahirnya SE Menaker 2025.

Pada level kebijakan ketenagakerjaan, SE Menaker Nomor 5 tahun 2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh Oleh Pemberi Kerja menegaskan larangan pemberi kerja mensyaratkan dan/atau menahan ijazah/dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan untuk bekerja, dengan pengecualian terbatas pada kondisi tertentu.

Berangkat dari fakta bahwa praktik penahanan ijazah masih kerap dijadikan syarat kerja dan bahkan dituangkan dalam perjanjian kerja, muncul pertanyaan mendasar mengenai legalitas dan batas-batas pembenarannya dalam sistem hukum Indonesia. Terlebih, ijazah merupakan dokumen pribadi bernilai tinggi yang melekat pada identitas dan hak profesional pekerja. Oleh karena itu, perlu ditelusuri lebih lanjut bagaimana hukum memandang praktik tersebut, termasuk konsekuensi apabila penahanan ijazah dilakukan semata-mata sebagai “jaminan” hubungan kerja.

Dengan demikian, isu hukum yang relevan untuk dianalisis adalah sebagai berikut:

1. Apakah penahanan ijazah asli sebagai syarat kerja/“jaminan” dibenarkan secara hukum?
2. Bagaimana jika terdapat klausul penahanan ijazah yang telah disepakati dalam perjanjian kerja, apakah otomatis sah asas karena pacta sunt servanda dan/atau asas kebebasan berkontrak?
3. Apakah penyerahan/penitipan ijazah oleh pekerja kepada pemberi kerja masih dimungkinkan dalam kondisi tertentu, dan apa batasan serta syarat-syarat hukumnya?

Berdasarkan permasalahan hukum di atas, langkah berikutnya adalah menguji apakah praktik penahanan ijazah sebagai “jaminan kerja” memenuhi parameter keabsahan perjanjian, selaras dengan perlindungan pekerja, serta sejalan dengan arah kebijakan ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan kerangka tersebut, analisis berikut akan menilai legalitas praktik penahanan ijazah, kedudukannya bila dituangkan dalam perjanjian kerja, dan batas-batas pengecualian yang dimungkinkan.

1. Terkait penahanan ijazah asli sebagai syarat kerja/“jaminan” dibenarkan secara hukum, Secara prinsip penahanan ijazah sebagai “jaminan kerja” berisiko melanggar perlindungan pekerja dan kepatutan

Praktik menahan ijazah menciptakan pembatasan faktual atas mobilitas pekerja (sulit melamar kerja, terhambat urusan administrasi, posisi tawar melemah). Ini yang kemudian menjadi alasan pemerintah menegaskan larangan melalui SE Menaker 2025. Fakta lapangan menunjukkan praktik ini bukan isu teoretis misalnya adanya posko pengaduan dan laporan banyak perusahaan di Surabaya/Jatim, serta kasus-kasus yang berujung pemeriksaan bahkan proses pidana.

• Pacta sunt servanda tidak otomatis “melegalisasi” klausul penahanan ijazah

Benar bahwa Pasal 1338 KUH Perdata menyatakan perjanjian mengikat para pihak. Namun kekuatan mengikat itu berlaku untuk perjanjian yang sah, yakni memenuhi Pasal 1320 KUH Perdata dan sebabnya tidak terlarang (Pasal 1337 KUH Perdata).

Artinya, sekalipun pekerja menandatangani klausul penahanan ijazah, klausul tersebut tetap dapat dipersoalkan jika:

• bertentangan dengan kepatutan/ketertiban umum; dan/atau
• lahir dari ketidakseimbangan posisi tawar (pekerja “terpaksa setuju demi bekerja”); dan/atau
• bertentangan dengan arah kebijakan perlindungan pekerja yang ditegaskan pemerintah (SE Menaker 2025).

Cara baca yang tepat bukan menempatkan persoalan sebagai perbandingan “hierarki” antara kontrak kerja dan Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan. Meskipun asas pacta sunt servanda menegaskan bahwa perjanjian berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak yang membuatnya (Pasal 1338 KUH Perdata), makna “undang-undang” dalam konteks tersebut adalah kekuatan mengikat secara perdata (inter partes), yakni mengikat hanya terhadap para pihak, bukan menjadikan perjanjian sebagai norma publik yang setara dengan peraturan perundang-undangan atau sebagai dasar untuk menyimpangi ketentuan hukum yang bersifat memaksa.

Dengan demikian, ukuran utama bukanlah “apakah kontrak lebih tinggi dari SE”, melainkan apakah klausul penahanan ijazah memenuhi syarat sah perjanjian (Pasal 1320 KUH Perdata) dan memiliki sebab yang tidak terlarang (Pasal 1337 KUH Perdata), serta dilaksanakan dengan itikad baik (Pasal 1338 ayat (3) KUH Perdata). Apabila klausul tersebut bertentangan dengan ketertiban umum, kepatutan, atau prinsip perlindungan pekerja, maka klausul dapat dinilai tidak sah, batal demi hukum, atau dapat dibatalkan tergantung pada karakter pelanggarannya.

Adapun Surat Edaran Menaker tidak dimaknai sebagai “mengungguli” kontrak secara hierarkis, melainkan berfungsi sebagai penegasan kebijakan dan standar pembinaan/pengawasan yang mencerminkan arah penegakan dalam hubungan industrial. Oleh karena itu, SE menjadi indikator kuat dalam menilai kepatutan dan kewajaran praktik penahanan ijazah, termasuk untuk menilai apakah klausul kontrak tersebut patut dipertahankan atau justru berpotensi bertentangan dengan hukum yang berlaku.
SE Menaker memang bukan UU, tetapi berfungsi sebagai standar pembinaan/pengawasan dan memperkuat argumentasi “sebab terlarang/ketidakpatutan” SE lazim dipakai sebagai pedoman administratif. Dalam praktik, SE dapat menjadi rujukan penting bagi pengawas ketenagakerjaan/mediator/hakim untuk menilai apakah praktik perusahaan patut dan selaras perlindungan pekerja. Itu sebabnya SE Menaker 2025 sangat relevan untuk menilai kebolehan penahanan ijazah.

• Pengecualian: penitipan ijazah bisa dimungkinkan hanya dalam kondisi sangat terbatas

SE Menaker membuka ruang sempit: bila ijazah/sertifikat terkait pendidikan/pelatihan yang dibiayai pemberi kerja dan ada perjanjian tertulis, serta ada kewajiban keamanan + ganti rugi jika rusak/hilang.

Secara praktik mitigasi, perusahaan sebaiknya menggunakan instrumen yang lebih proporsional seperti ikatan dinas atau reimbursement biaya pelatihan daripada menahan dokumen asli.

Risiko hukum tambahan yakni dapat bergeser ke sengketa pidana dimana sejumlah perkara di lapangan menunjukkan isu penahanan ijazah dapat berkembang menjadi tuduhan penggelapan ketika dokumen milik orang lain dikuasai dan tidak dikembalikan. Contoh pemberitaan kasus UD. SS di Surabaya menunjukkan penerapan Pasal 372 KUHP (tahun 2025) dikaitkan dengan penahanan 108 ijazah eks karyawan yang bekerja pada UD SS tersebut.

Berdasarkan uraian analisis di atas, dapat disimpulkan bahwa penahanan ijazah asli oleh perusahaan sebagai syarat kerja atau “jaminan” pada prinsipnya tidak dapat dibenarkan karena berpotensi melanggar prinsip perlindungan pekerja dan kepatutan, serta menimbulkan pembatasan faktual atas mobilitas pekerja. Kondisi faktual di lapangan menunjukkan praktik ini masih terjadi dan bahkan telah memicu pengaduan, pemeriksaan ketenagakerjaan, hingga penanganan perkara melalui jalur pidana.

Selanjutnya, asas pacta sunt servanda tidak serta-merta melegalkan klausul penahanan ijazah. Walaupun perjanjian berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak (Pasal 1338 KUH Perdata), kekuatan mengikat tersebut hanya berlaku terhadap perjanjian yang sah, yakni memenuhi syarat sah perjanjian (Pasal 1320 KUH Perdata), memiliki sebab yang tidak terlarang (Pasal 1337 KUH Perdata), dan dilaksanakan dengan itikad baik. Oleh karena itu, klausul penahanan ijazah tetap dapat dinilai tidak sah, batal demi hukum, atau dapat dibatalkan, khususnya apabila bertentangan dengan kepatutan/ketertiban umum, lahir dari ketidakseimbangan posisi tawar, atau bertentangan dengan arah kebijakan perlindungan pekerja. Dalam konteks ini, SE Menaker 2025 tidak dipahami “mengungguli” kontrak secara hierarkis, namun berfungsi sebagai penegasan kebijakan dan standar pembinaan/pengawasan yang menjadi indikator kuat penilaian kepatutan dan arah penegakan dalam hubungan industrial.

Namun demikian, penyerahan/penitipan ijazah masih dimungkinkan secara sangat terbatas dalam kondisi tertentu, yakni apabila ijazah/sertifikat berkaitan dengan pendidikan dan pelatihan yang dibiayai pemberi kerja berdasarkan perjanjian tertulis, disertai kewajiban perusahaan untuk menjamin keamanan dokumen dan memberikan ganti rugi jika dokumen rusak atau hilang. Di luar kondisi tersebut, pendekatan yang lebih proporsional bagi perusahaan adalah menggunakan mekanisme ikatan dinas atau reimbursement biaya pelatihan, bukan menahan dokumen asli.

Terakhir, perlu ditegaskan bahwa praktik penahanan ijazah juga memunculkan risiko hukum tambahan karena dapat bergeser ke ranah pidana, terutama apabila dokumen milik pekerja tetap dikuasai dan tidak dikembalikan, sehingga berpotensi dikualifikasikan sebagai penggelapan (sebagaimana tercermin pada praktik penegakan dalam beberapa perkara di lapangan).

Dasar Hukum

1. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 27 ayat (2)
2. Permendikbudristek 50/2024 Pasal 1 angka (1)
3. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata
4. Pasal 1320: syarat sah perjanjian (subjektif & objektif).
5. Pasal 1337: sebab yang terlarang (bertentangan dengan undang-undang, kesusilaan, ketertiban umum).
6. Pasal 1338: perjanjian mengikat para pihak (pacta sunt servanda) dan wajib dilaksanakan dengan itikad baik.
7. SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025 (kebijakan/penegasan) (SE MENAKER No 5 Tahun 2025)

Pokok norma yang relevan:

• Larangan mensyaratkan/menahan ijazah atau dokumen pribadi sebagai jaminan bekerja;
• Pengecualian terbatas bila ada kepentingan mendesak yang dibenarkan secara hukum, khususnya bila ijazah/sertifikat diperoleh dari pendidikan/pelatihan yang dibiayai pemberi kerja berdasarkan perjanjian tertulis, serta pemberi kerja wajib menjamin keamanan dan mengganti rugi jika rusak/hilang.
• Perda Provinsi Jawa Timur No. 8 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Ketenagakerjaan (contoh norma daerah yang eksplisit) Pasal 42 dan Pasal 79;
• UU 1/2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP Nasional) (untuk risiko pidana apabila ijazah dikuasai dan tidak dikembalikan, dan sebagainya.)
• Pasal 486 (Penggelapan)
• (Opsional, jika artikel membahas “tebusan/ancaman”) Pasal 482 (Pemerasan)

Penulis : Kristofer Arnold Florendito Nara, S.H.,CMLC.